TDC styrker kundeloyaliteten med elektroniske fakturaer
TDC tilbyder sine erhvervskunder at sende faktura for telekommunikation elektronisk. Indtil videre konverterer PROGRATOR|gatetrade fra TDC’s inhouse format til tre forskellige formater afhængig af kundens ønske. Servicen gør det muligt for TDC’s kunder at behandle fakturaerne elektronisk og få dem integreret i deres ERP-system. Samtidig opnår TDC også selv fordele.
Der er både mulighed for EDIFACT og for ”EDI Light”, som er en semikolonsepareret fil, der kan læses ind i et Excel-regnark, når TDC’s erhvervskunder skal vælge, hvilket format de ønsker at modtage deres elektroniske fakturaer i. Og der er stor interesse hos TDC’s kunder for at digitalisere fakturaflowet. Årsagen er, at fakturabehandlingen for telekommunikation er en krævende proces, hvor der er store rationaliseringspotentialer. PROGRATOR|gatetrade hjælper TDC Kundeservice med at konvertere og overføre elektroniske fakturaer for mere end én milliard kroner om året.
Fagre nye XML-verden
Den tredje og nyeste EDI-mulighed er, at kunden kan vælge at modtage den elektroniske faktura i OAG-XML-formatet, som er et brancheuafhængigt XML-format opbygget efter FN-standarder. OAG-XML er det samme format, som markedspladsen Gatetrade.net benytter. TDC er én af fire ejere af Gatetrade.net, som blandt andet også omfatter Den Offentlige Indkøbsportal, DOIP, hvor det offentlige skal lægge sine indkøb ind.
”XML er et relativt nyt format, som vi ser, at flere og flere virksomheder begynder at benytte både internt, men også eksternt med samhandelspartnere. Vi anbefalede OAG-XML-standarden til TDC fordi, det er én af de XML-formater, der vinder størst udbredelse, da flere og flere ERP-systemer og markedspladser understøtter formatet. OAG-XML er et relativt veletableret format, og det faktum at Gatetrade.net benytter det er med til at udbrede standarden på det danske marked”, fortæller Key Account Manager Klaus Dalby fra PROGRATOR|gatetrade.
Kundeservice på forkant
”Selvom XML-banen dårligt nok er kridtet op endnu, har vi et ønske om at være på forkant med udviklingen. Der er kun få kunder, som i øjeblikket efterspørger XML; men de er der, og vi forventer, der bliver flere i fremtiden. Endnu benytter de fleste kunder EDIFACT, da det format har været tilbudt helt fra, da vi begyndte at fakturere elektronisk”, fortæller afdelingsleder Berit Høgh Rosenbeck, TDC Kundeservice, som er en del af TDC Totalløsninger A/S.
Telefakturaer er en udfordring
Det er ressourcekrævende for virksomheder at håndtere fakturaer for ydelser som telekommunikation, olieforbrug, varme, el m.m. De er ikke en del af et veletableret ordreflow, hvor man kan sætte systemet op til at godkende en faktura ved at holde den op mod en ordrebekræftelse eller lignende. Har man bestilt 100 kasser med skruer eller 50 uniformer, har man modtaget en ordrebekræftelse, som man relativt nemt kan sammenholde fakturaen med og tjekke om, den er OK eller ej.
”Vi ønsker derfor, som en del af vores kundeservice, at gøre det så nemt for vores kunder som muligt. Et af vores kunders centrale ønsker er, at få fakturaflowet integreret ind i deres ERP-system, så fakturabehandlingen kan automatiseres. Det kan sagtens lade sig gøre rent teknologisk, men vi erfarer, at det stiller store krav til opstilling af nye forretningsgange. Det er en administrativ tigerudfordring af rang for mange. Men forudsætningen for at de overhovedet kan begynde arbejdet er, at de modtager fakturaen fra os i et elektronisk format, de så kan arbejde videre med”, fortæller Berit Høgh Rosenbeck.
TDC sparer også selv ressourcer
Berit Høgh Rosenbeck fortæller, at de elektroniske fakturaer også letter TDC Kundeservices eget arbejde. Det at en kunde bliver en ”EDI-kunde” hos os, gør simpelthen at kunden og vi selv får bedre styr på faktureringen, og det betyder også mindre arbejde for os. Man kan simpelthen ikke indføre EDI uden at få helt styr på dokumenter og forretningsgange”.
Hjemmearbejdspladser
De mange nye ordninger med hjemmearbejdspladser og medarbejdertelefoner er et godt eksempel på, hvor krævende det kan være at godkende, kategorisere og behandle telefakturaer. På hvilke konti skal bogholderiet placere den og den medarbejders omkostninger på medarbejdertelefon? Det kan være en kæmpeudfordring for en økonomiafdeling, for en virksomhed med måske 1000 medarbejdere, at håndtere. ”Her kommer EDI virkelig til sin ret, fortæller Berit Høgh Rosenbeck.
Med PROGRATOR|gatetrade som rådgiver
TDC Kundeservice benytter PROGRATOR|gatetrade som ekstern rådgiver i spørgsmål om formater, konvertering og integration. ”Vi er meget tilfredse med samarbejdet. Det er værdifuldt for os at have en kvalificeret sparringspartner på spørgsmål om nye muligheder. Vi arbejder hele tiden med at forbedre og udvikle vores kundeservice og vores elektroniske fakturaer, så vi til stadighed kan gøre det lettere for vores kunder og samtidig selv spare ressourcer”, fortæller Berit Høgh Rosenbeck.
|
