Flyvende og fleksibelt faktura-flow med OIOXML.
Naviair har ansvaret for flysikkerheden i det danske luftrum. Som selvstændig statsvirksomhed skulle virksomheden fra 1. februar 2005 modtage fakturaer i OIOXML-format. Det blev en realitet ved hjælp af en løsning fra Progrator, hvor en såkaldt EDIMAN modtager og konverterer OIOXML-fakturaerne til et format, Naviairs SAP-system kan håndtere. Det betyder, at Naviair kan koncentrere sig 100 % om at udvikle anvendelsen af deres SAP-system uden at skulle bekymre sig om at håndtere OIOXML-formatet. ”En nem og professionel løsning” lyder det fra Naviair.
Hver gang Naviair lægger en ordre hos en leverandør, udløser det naturligt nok en faktura. Men som selvstændig statsvirksomhed var det et krav, at leverandører fra 1. februar 2005 skulle sende fakturaen i det elektroniske format OIOXML. Naviair var ikke parat til at modtage og håndtere OIOXML-formatet, og virksomheden kontaktede i december 2004 derfor Progrator for at finde en løsning, der kunne integrere OIOXML-fakturaflowet ind i Naviairs SAP R/3.
Fra OIOXML til SAP
Den 1. februar 2005 var Naviair parat til at modtage og håndtere OIOXML. Progrators SAP-certificerede integrationsmodul ”EDIMAN til SAP” konverterer OIOXML-formatet til SAP-systemets format, som hedder IDoc. Når Naviair modtager en OIOXML-faktura, kan godkendelsen og behandlingen af fakturaen altså foregå lynhurtigt i Naviairs økonomiafdeling. Alle medarbejdere, som får berøring med fakturaen, håndterer fakturaen i den vante SAP-brugergrænseflade, hvilket sikrer en flyvende og fleksibel elektronisk behandling af fakturaflowet.
Professionel og nem løsning
”Vi oplever helt klart, at Progrator har levet op til vores forventninger om en nem og professionel løsning. Vi har haft en fast konsulent, og han har udvist stor kompetence og professionalisme ved blandt andet at følge op, rådgive og vende tilbage med svar på vores spørgsmål. Det hele er sket hurtigt og sikkert”, fortæller regnskabschef Pia W. Knoblauch, som tilføjer: ”Projektet har været karakteriseret ved klare mål, præcis afstemning af forventninger og hurtige svartider”.
Værdien af elektronisk fakturagodkendelse
Naviair modtager cirka 10.000 fakturaer på årsbasis, og ikke alle fakturaer er ægte OIOXML-filer. I de tilfælde, hvor fakturaen er et andet format end det ægte OIOXML, sender Progrator en OIOXML-fil sammen med en tif-fil, som er en scanning af den oprindelige faktura. Tif-filen gør det muligt for Naviairs medarbejdere at genkende og godkende fakturaen, således at fakturaflowet kan håndteres elektronisk hele vejen igennem.
Næste skridt er forsyningsfakturaer…
Næste skridt i Naviairs udvikling af den elektroniske faktura-behandling er en løsning, der kan håndtere de komplekse forsyningsfakturaer såsom abonnementer og telefonregninger. Forsyningsfakturaer er blandt andet kendetegnet ved, at der ikke eksisterer en ordre og ordrebekræftelse, som systemet kan sammenholde fakturaen med. De kan derfor være vanskelige at håndtere elektronisk og kræver i øjeblikket en manuel godkendelse, før de kan bogføres i SAP-systemet.
”Vi vil gerne være i stand til at bogføre de komplekse fakturaer direkte i vores SAP-system”, fortæller Pia W. Knoblauch.
…og udenlandske fakturaer
Naviair modtager som nævnt cirka 10.000 fakturaer fra danske leverandører om året. Men der udover modtager virksomheden også op til 3000 fakturaer fra udenlandske leverandører. Naviair har derfor et ønske om at indføre den samme form for elektronisk behandling af udenlandske fakturaer. ”Det vil lette og effektivisere fakturaflowet betydeligt”, siger Pia W. Knoblauch.
Fakta om Naviair
Naviair er en selvstændig statsvirksomhed under Transport- og Energiministeriet og har ansvaret for at fly – såvel civile som militære – ledes sikkert gennem dansk luftrum. Naviairs primære opgave er at levere områdekontroltjeneste i dansk luftrum – de såkaldte en route tjenester. Opgaven består i via radarovervågning og kommunikation med piloter at sikre, at fly ledes sikkert og effektivt gennem dansk luftrum med mindst mulig forsinkelse. Områdekontroltjenesten finansieres af luftfartsselskaberne ved opkrævning af en route afgifter. Naviair beskæftiger cirka 700 medarbejdere og forventer en 2005-omsætning på cirka 740 millioner kroner.
Fakta om SAP-integration – en SAP-certificeret EDI-løsning
Progrator har udviklet et specielt integrationsmodul mellem EDIMAN og SAP. Heri foregår al informationsudveksling mellem EDIMAN og SAP på de vilkår, der er specificeret i SAP. Dataudvekslingen sker således via IDoc, og statusoplysningerne bliver overført til SAP via dets API. Når SAP modtager eller afsender en EDI-forsendelse, går der direkte besked til SAPs brugergrænseflade. Det skyldes, at SAP-integrationen kan konvertere til og fra IDoc-formatet, hvorved EDIMAN indlæser data direkte i SAP.
Læs mere på SAP Zonen.
|
