Næstved Kommune har valgt udbudsværktøjet Gatetrade Tender Management, til at understøtte hele deres udbudsproces. Gatetrade Tender Management understøtter estimering, sourcing, RFI/RFQ/RFP, tenderprocessen , analyser, forhandlinger, leverancer og alle processer i denne forbindelse. Gatetrade Tender Management indeholder også et e-auktionsmodul, er browserbaseret dvs. uden en lokal installation. Værktøjet anvendes i dag af 1200+ kunder i hele Europa og der er lige nu 1300 igangværende udbud.
Allan Christensen, indkøbs- og udbudschef i Næstved kommune fortæller om baggrunden for anskaffelsen:
"Grundlæggende var vores motiv til anskaffelse af et udbudsværktøj, at vi ønsker udbuddene ensrettet og strømlinet for på den baggrund at kunne konkurrenceudsætte endnu flere kommunale indkøb uden en tilsvarende ressourceforøgelse. Vi har derfor en forventning om at, Gatetrade Tender Management kan hjælpe os med at fokusere på det indholdsmæssige i udbuddet, da vi qua den elektroniske proces får understøttet en række administrative rutiner, og dermed, i sidste ende, sikret en udbudsproces med mindre ressourcetræk end ellers. F.eks. kan det nævnes, at hele styringen af potentielle tilbudsgivere er automatiseret eftersom tilbudsgiverne helt og aldeles har adgang til udbudsmaterialet uden vores mellemkomst, ligesom tilbudsgiverne afgiver tilbud uden at vi skal ”modtage” det.
Dernæst betyder implementering af Gatetrade Tender Management også, at vi umiddelbart efter tilbudsfristernes udløb kan gå i gang med tilbudsvurderingen, da vi ikke skal starte med at åbne tilbuddene og systematisere dem – det har Gatetrade Tender Management klaret for os på forhånd. Vi kan altså begynde på det egentlige arbejde med tilbudsvurderingen med det samme.
Derudover håber jeg, at vi også opnår nogle kvalitetsmæssige bedre tilbud eftersom tilbudsgiverne bliver tvunget ind i en, af os valgt, skabelon, som gerne skulle sikre, at tilbudsgiverne får svaret på alle vores spørgsmål og på den måde som vi ønsker det. Derved skulle der gerne være færre ukonditionsmæssige tilbud på grund af fodfejl fra tilbudsgiverne".
Valget blev Gatetrade Tender Management
"Den primære årsag til at vi valgte Gatetrade Tender Management var at for det første opfylder systemet de krav vi har til et sådant udbudsværktøj. For det andet ønsker vi et system hvor der er en chance for at andre offentlige indkøbere også går i gang med at benytte det. Dette skyldes at der vil være nogle effektivitetsgevinster ved at bytte udbudsmaterialer på tværs når man bruger samme udbudssystem i forhold til at bruge forskellige udbudssystemer. Dette kan vi formentlig opnå ved at bruge Gatetrade Tender Management eftersom det er system som IKA (foreningen af offentlige indkøbere) havde peget på".
Implementeringsprocessen
"Implementeringsprocessen forløb glat. Vi havde et uddannelsesforløb på 2x1 dag med en kortere pause imellem. Dette var fuldt tilstrækkeligt til at kunne komme i gang med brugen af systemet. Efter opstart har vi da haft nogle spørgsmål, men de er meget hurtigt blevet afklaret, så jeg synes absolut at forløbet har været fuldt tilfredsstillende.
Derudover skal man selvfølgelig vende sig til, at udbudsmaterialet skal opbygges på en lidt anden måde end de fleste er vant til (i hvert fald hvis de fulde muligheder i systemet skal udnyttes), men det er efter min opfattelse en detalje som hurtigt er overstået.
Det der nok har taget mest (ekstra) tid er opbygningen af skabeloner til brug i udbuddene, men det er en førstegangsopgave. Efterfølgende kan man genbruge skabelonerne i de forskellige udbud".
Gennemførte udbud via Gatetrade Tender Management?
"Vi har afsluttet et miniudbud på indkøb af IT-udstyr, som blev afsluttet med en e-auktion.
Af igangværende udbud har vi pt. et udbud af kørsel hvor vi afventer tilbuddene. Samtidig har vi 3 EU-udbud under forberedelse i systemet, men hvor udbuddene endnu ikke er blevet offentliggjort. Men det begynder at gå stærkt efterhånden som udbuddene kommer i gang".
Gevinster på sigt
"Jeg forventer at vi kan gennemføre flere udbud for de samme ressourcer samt sikre en bedre og mere gennemsigtig dokumentation for valg af leverandør. I øvrigt er en uventet sidegevinst, at det faktisk ser ud til at det bliver nemmere og hurtigere for leverandørerne at afgive tilbud, da de sådant set bare skal gå i gang fra en ende af og begynde at svare på spørgsmål".
Råd til andre som overvejer Tender Management
"Kom i gang hellere i dag end i morgen. Jeg er i hvert fald overbevist om, at brugen af et elektronisk udbudsværktøj er en vigtig forudsætning for en effektiv offentlig indkøbsorganisering" udtaler Allan Christensen, indkøbs- og udbudschef i Næstved kommune.
Gå til Næstved Kommunes Guide til elektronisk udbudsværktøj
|
