EDI driver direkte dagligvarelogistik
Toiletpapir, hygiejneprodukter, ost, smør, juice og cacao er blot en lille del af de varer, den danske grossist DK international AS leverer til de store dagligvarekæder i Danmark, Norge, Sverige, Finland og Tyskland. Ordreflowet sker via EDI med fuld integration til Navision-systemet. Og leveringen sker direkte fra producenter i Syd- og Østeuropa til kundens centrallagre inden for tre døgn – uden behov for stort centrallager hos DK international AS.
10-12.000 ordrelinier tikker på årsbasis direkte ind i DK international AS’ IT-system, som er et Microsoft Navision (tidligere Attain). Det sker via EDI og Progrator (tidligere Dan Net), som sikrer sikker overførsel og konvertering fra og til kunderne. Men DK international AS holder sig ikke kun til elektronisk kommunikation med kunder. De er gået skridtet videre og har indført rigtig eBusiness i form af integrationsløsningen EDIPlus+, som ”væver” den valgte kommunikation ”helt ind i maven” på Navision-systemet. Det er en af forudsætningerne for, at DK international AS har løftet den vækst, virksomheden har oplevet de seneste år.
EDI direkte ind i Navision
”Integrationsløsningen EDIPlus+ sikrer, at ordrerne fra vores kunder kommer direkte ind på skærmen hos de 12-14 medarbejdere hos os, der ordrebehandler. Det vil sige, at vi viderebehandler dataene direkte i vores vante Navision-brugerflade uden genindtastninger og uden at bekymre os om standarder og formater. Det samme gælder, når vi fakturerer ordrerne”, fortæller EDI-ansvarlig Michael Nissen, DK international AS.
Sparer medarbejderressourcer
”Den automatisering EDI’en tilbyder, gør det muligt for os at modtage et meget stort antal ordrer uden at ansætte en hær af medarbejdere til at ordrebehandle. Fordelen bliver yderligere forstærket af integrationen ved EDIPlus+”, fortæller Michael Nissen. DK international AS består i virkeligheden af seks selskaber, som i alt beskæftiger cirka 30 medarbejdere på Boulstrups nedlagte mejeri i nærheden af Odder i Østjylland. ”Uden EDI skulle vi mindst være dobbelt så mange for at håndtere den vækst i ordrer, vi har oplevet de seneste år”, uddyber Michael Nissen.
Færre fejl = fokus på forretning
Hvor der er menneskehænder indblandet, vil der altid ske fejl. DK international AS har med integration af ordre- og fakturaflowet til deres Navision minimeret fejlmulighederne væsentligt.
”Antallet af for eksempel kreditnotaer falder altid, når vi installerer integrationsløsninger som for eksempel EDIPlus+ hos kunder. Årsagen er den simple, at der sker langt færre fejl. Det er både dyrt og ikke særlig konstruktivt at administrere kreditnotaer”, fortæller Lars Skafte, Progrator. ”En fax kan blive væk, og en fax-maskine kan gå i stykker. Det sker ikke med EDI og EDIPlus+. Det er altid muligt at genskabe data, hvis der sker uheld. Men det er nu tre år siden, vi sidst har benyttet Progrators hotline, og vi har endnu aldrig haft behov for at gøre brug af Progrators back-up”, supplerer Michael Nissen og tilføjer ”Alt i alt gør vores EDI og integration til Navision, at vi kan fokusere vores ressourcer på at drive vores kerneforretning, nemlig grossisthandel med dagligvarer”.
Den kritiske leveringstid
DK internationals AS’ kunder modtager de bestilte varer inden for tre døgn efter ordreafgivelse. Det sker i de fleste tilfælde med direkte levering fra producenter i Syd- og Østeuropa til kundens centrallagre i Danmark, Norge, Sverige, Finland og Tyskland. Den elektroniske overførsel og integrationen af ordredata fra kunden til DK international AS er en af forudsætningerne for, at DK international AS er i stand til at honorere kundernes skrappe krav til leveringstid.
Den internationale EDI
DK international AS kommunikerer ikke via EDI med producenterne i Syd- og Østeuropa, da virksomheden endnu ikke vurderer, at producenterne er modne til at indføre EDI. P.t. modtager virksomheden cirka 75 procent af sine ordrer via EDI, idet det indtil videre kun er de danske kunder, som kommunikerer på EDI-basis. ”Vi har planer om at indføre EDI med vore norske og svenske kunder. Progrator hjælper os i øjeblikket med at afklare og analysere, hvilke dataformater vores svenske og norske kunder arbejder efter, og hvilke behov for konverteringer, det opstiller. Vi forventer at være oppe at køre med EDI til Norge og Sverige inden for en overskuelig tidshorisont”, fortæller Michael Nissen.
Også for mindre virksomheder
EDI og Business Integration af den elektroniske kommunikation har fortrinsvis været noget, større virksomheder har givet sig i lag med. Men den tradition er ved at være en sandhed med modifikationer. ”Vi ser en tydelig tendens til, at flere og flere mindre virksomheder også tager EDI og ikke mindst integrationen helt ind i ERP-systemet til sig. Det er vores erfaring, at en tilbagebetalingstid på seks måneder på investeringen gælder for både store og mindre virksomheder. Integrationen betyder, at virksomheden automatiserer en masse trivielle arbejdsrutiner. Det betyder, at de sparer mandetimer, hvilket ofte er af stor betydning for mindre virksomheder, som ikke har så mange medarbejdere til rådighed”, fortæller Lars Skafte.
Udviklet standardprodukter
Progrators Navision-team har udviklet standarddokumenter, der dækker alle basisbehov i de forskellige brancher. ”Vi har for eksempel løst rigtig mange integrationsopgaver til Navision for virksomheder i dagligvaresektoren. Det har givet os en solid indsigt i de konkrete behov dagligvarevirksomheder har, når vi taler EDI-kommunikation; og de behov har vi så udviklet standardløsninger til. Det betyder, at kunderne deler udviklingsomkostningerne med en stribe andre kunder, og at de får velafprøvede løsninger, der har bevist deres duelighed”, fortæller Lars Skafte.
|
