|
Bladkompagniet scorer både penge og sikkerhed ved EDI-baseret fakturaflow
Jo flere af Bladkompagniets 7000 ugentlige fakturaer med i alt 250.000 fakturalinier, som virksomheden kan sende via PROGRATOR|gatetrade som EDI-fakturaer, jo bedre. Der er nemlig både store økonomiske besparelser og øget sikkerhed forbundet med at sende fakturaerne som elektroniske fakturaer frem for at printe, kuvertere og frankere eller selv distribuere tusinder af papirfakturaer hver uge. Men Bladkompagniets fakturaer er ikke helt almindelige fakturaer…
Bladkompagniet distribuerer dagligt aviser, blade og magasiner til 8.000 kiosker, bagere, tankstationer, supermarkeder, købmænd og 300.000 husstande og er langt den største distributør på området i Danmark.
Bladkompagniets fakturaflow kan få enhver garvet økonomichef til at ryste let på hænderne og få svage nervøse trækninger omkring øjnene. Bladkompagniets forretning er i grove træk opdelt i tre områder: Omdeling af abonnementsaviser og –magasiner, vognmandsforretning med distribution til butikker og distributører samt en såkaldt ”forhandlerservice”, hvor Bladkompagniet styrer faktureringen af aviser og blade på vegne af en række forlag.
Usædvanlig komplekst fakturaflow
Det er alt i alt et uhyre komplekst og omfattende fakturaflow. Der er et hav af særregler og mere end 100.000 forskellige prisaftaler. Når bladsalgsbutikker rundt om i Danmark modtager en stak aviser og blade, har de mulighed for at returnere de eksemplarer, som de ikke sælger. Bladkompagniet sørger for at afhente returvarerne, at optælle dem samt sammenholde resultatet med udgiverens tal. Det danner så grundlag for en ugentlig faktura, som bliver sendt til kunden, hvor kunden skal have mulighed for at kunne gennemskue præcis, hvor mange BT’er, Bo Bedre og Krydsord kunden har solgt, og hvor mange kunden har returneret i en given uge.
Det betyder, at en faktura fra Bladkompagniet er lidt af en fantom-faktura med usædvanlig mange linier og informationer.
Specialformat håndterer flowet
Mange af butikkerne er organiseret i en af de store kæder som Føtex, Netto, ISO, Statoil, Irma, Fakta, Kvickly og Dagli’Brugsen. De store dagligvarekæder er i forvejen storforbrugere af elektronisk overførsel af forretningsdokumenter – EDI, og Bladkompagniet har derfor foreløbig indgået en aftale med COOP om at sende de cirka 1300 usædvanlig informationstunge fakturaer om ugen som EDI-forsendelser. Men fordi fakturaerne skal indeholde så mange detailinformationer, er det ikke muligt at anvende en af dagligvaresektorens standardformater for EDI, og Bladkompagniet har derfor bedt PROGRATOR|gatetrade udvikle et specialformat, der kan håndtere det særlige informationsflow.
EDI-løsningen er direkte integreret med Bladkompagniets ERP-system Dynamics AX ved hjælp af PROGRATOR|gatetrades integrationsmodul EDIPlus+.
2.50 kroner + det løse per faktura
”Den nye EDI-løsning blev implementeret i september 2006, og efter lidt justeringer i startfasen har det nye EDI-format fungeret sikkert og stabilt. Vi opnår betydelige besparelser ved at konvertere fakturaflowet fra papir til et digitalt flow. Det er vanskeligt at opgøre nøjagtig, hvor store besparelserne er, men der går i hvert fald 2,50 kroner i direkte omkostninger til print, kuvertering og forsendelse på en papirfaktura og dertil kommer tid til at håndtere papirfakturaen. Vi skal for eksempel danne en PDF-fil af fakturaen, før vi kan printe den, hvilket tager tid”, fortæller økonomichef Henrik Olsen, Bladkompagniet.
Bladkompagniet er også med hjælp fra PROGRATOR|gatetrade snart parat med en OIOXML-baseret løsning for fakturering af offentlige kunder.
PROGRATOR|gatetrade som mægler
”PROGRATOR|gatetrade har i forvejen en bred kontakt til dagligvaresektorens store aktører, og vi har derfor aftalt, at PROGRATOR|gatetrade fungerer som mægler og forsøger at sælge budskabet om, at vores fakturering skal foregå via EDI. Salgsargumenterne er lavere omkostninger og øget sikkerhed”, fortæller Henrik Olsen.
Udfordringen for Bladkompagniet og virksomhedens kunder er, at Bladkompagniet er tvunget til at anvende et specialtilrettet EDI-format for at være i stand til at levere de mange detailinformationer, som kunderne har brug for. Det betyder, at kundernes IT-system også skal være i stand til at håndtere det specialtilrettede EDI-format, hvilket naturligt nok er en barriere for en hurtig implementering.
”Men vi er fortrøstningsfulde og forventer i fremtiden at nvende mere og mere EDI i vores fakturaflow”, fortæller Henrik Olsen.
Om Bladkompagniet
Bladkompagniet distribuerer dagligt aviser, blade og magasiner til 8.000 kiosker, bagere, tankstationer, supermarkeder, købmænd og 300.000 husstande. Det sker ved hjælp af 135 funktionærer, 35 distributører, 500 vognmænd og mere end 80 års erfaring! Bladkompagniet ejes af Det Berlingske Officin A/S og JP/Politikens Hus A/S fordelt med 50 og 50 %, virksomheden distribuerer udover ejerkredsens produkter også produkter fra en lang række af Danmarks avis-, blad- og magasinudgivere og omsatte i 2006 for cirka 700 millioner kroner.
|
