Invoice Workflow
Før Ambu implementerede Invoice Workflow fra PROGRATOR|gatetrade, kunne det tage flere uger at ekspedere en leverandørfaktura. Med PROGRATOR|gatetrades digitale fakturahåndteringsløsning er det nu gjort på femten minutter.
Hele processen er i dag fuldstændig digital og illustrerer på bedste vis Ambu`s ambitioner om at effektivisere arbejdsgange og dermed skabe bedst mulig forudsætning for global vækst.
Jacob S. Hyrdum, Vice President for Business Systems i den verdensomspændende men dansk baserede medicovirksomhed Ambu A/S, har ansvaret for at implementere og investere i Ambu`s nye IT-forretningssystemer.
Opgaven er at skabe overblik og dermed et bedre beslutningsgrundlag for ledelsen i bestræbelserne på at operationalisere firmaets strategi, i forkortet form kaldet ”GPS FOUR.” ”G” for global, ”P” for positionering og ”S” for system samt ”FOUR” for fire år. Ambu ønsker bl.a. at sætte fokus på øget vækst gennem investeringer i nye globale IT-systemer, der kan optimere en række forretningsgange.
Uanset hvor i verden Jacob S. Hyrdum befinder sig, kan han nu godkende de fakturaer, han er økonomisk ansvarlig for.
Økonomifunktionens fordele
Alle leverandørfakturaer modtages nu elektronisk i økonomifunktionen. Systemet er hos Ambu konfigureret således at man både kan videresende fakturaen til personen med ansvar for den købte ydelse og personen, der skal godkende beløbet. Den fulde integration til ERP-systemet har desuden betydet en bedre økonomistyring og en mere ”up to date” adgang til information.
”Tidligere forholdt vi os til betalingsbetingelserne på fakturaen, og ikke hvad vi havde aftalt med leverandøren. Med fakturahåndtering sikrer vi et bedre Cash Flow, fordi løsningen er integreret med vores ERP-system og sørger for, at det er betalingsaftalen med leverandøren der gælder. ”Forklarer Jacob S. Hyrdum.
Som navnet ”Invoice Workflow” antyder, giver løsningen et fuldt overblik over arbejdsgange og ”invoice manageren” (som oftest en bogholder) kan altid se alle handlinger i systemets arkiv. Det skaber både intern troværdighed i Ambu og sikkerhed for, at den information, som en børsnoteret virksomhed skal dokumentere, er til stede i virksomheden.
Økonomifunktionen sparer dermed tid i kraft af, at der nu er færre interne postgange, som gør processen fra faktura modtaget til faktura bogført meget kort og ofte inden for få timer. Fejlprocenten er ydermere tæt på nul. Fakturaer forsvinder ikke mere og afdelingen bruger i dag ingen ressourcer på fx dobbeltindtastninger.
100% digitalt og automatiseret
Løsningen er 100% digital. Det betyder, at alle fakturaer ankommer elektronisk og indscanning af papirfakturaer, indtastningsfejl og IT-integrationsproblemer er ikke længere en del af Jacob S. Hyrdums arbejdsdag.
Tværtimod oplever han nu, at Ambu`s SaaS (Software as a Service) funderede fakturahåndteringsløsning har minimeret tidsforbruget i alle led af fakturaprocessen – fra leverandør til betaling. I Ambu`s økonomifunktion bruger man nu markant mindre tid på at håndtere leverandørfakturaer. Det bevirker, at procesejerne har fået mere tid til de forretningsorienterede opgaver.
”Der var flere årsager til, at vi valgte PROGRATOR|gatetrade som vores leverandør til elektroniske fakturahåndtering. Men den vigtigste var, at PROGRATOR|gatetrade fra starten var den eneste leverandør, der kunne levere en løsning, der var 100% digital. Nu har vi ingen papirfakturaer og er fri for de administrative problemer, som det medfører.”
Løsningen har bevirket at behovet for forregistring af fakturaer i ERP systemet er bortfaldet , og når godkendelsen er sket i Invoice Workflow, overføres, bogføres og betales fakturaen automatisk i ERP systemet. Systemet giver mulighed for at rykke medarbejderen, hvis godkendelsen (eller afvisningen) ikke sker.
Integration til leverandørerne
”I forbindelse med at PROGRATOR|gatetrade implementerede løsningen skrev vi til alle vores leverandører om hvordan de let kan blive en del af den nye proces og selv opnå fordele ved en lettere og hurtigere afsendelse af elektroniske fakturaer, i stedet for sædvanlige papirfakturaer.”
Med ansvaret for at implementere og investere i Ambu`s nye IT-systemer kan Jacob S. Hyrdum med god samvittighed rejse ud i verden og fortælle om den første succes med fakturahåndtering. Fremadrettet er hans overordnede opgave at effektivisere flere forretningsprocesser via IT i bestræbelserne for at understøtte ”GPS FOUR”-strategien.
Faktaboks om Ambu A/S
Ambu en børsnoteret virksomhed som udvikler, producerer og markedsfører diagnostisk og livreddende udstyr og løsninger til hospitaler og redningstjenester. Ambu har tre forretningsområder: Airway management, Patient Monitoring & Diagnostics og Emergency Care.Ambu afsætter sine produkter over hele verden. 98 procent afsættes uden for Danmark, og afsætningen sker gennem Ambu`s udenlandske salgsselskaber eller via distributører. Ambu har cirka 1.600 ansatte, hvoraf 350 er beskæftiget i Danmark og 1.250 i udlandet.
Faktaboks om PROGRATOR|gatetrade
PROGRATOR|gatetrade er Nordens stærkeste udbyder af integrations- og e-procurementløsninger og har siden 1987 udviklet og leveret løsninger, der optimerer forretningsprocesser og forenkler integration og e-handel for private og offentlige virksomheder. Med mere end 100 kompetente medarbejdere, serviceres 4.000 kunder fra afdelingerne i Birkerød, Stockholm og Oslo. PROGRATOR|gatetrade er en del af MACH Group
|
